Pengalaman Mengurus Akta Kematian dan serba serbinya

Ketika ada anggota keluarga yang meninggal, salah satu hal yang penting untuk segera diurus yakni akta kematian. Sesegera apa? Yang jelas harus dilaporkan dalam kurun waktu 90 hari. Gue pribadi baru sempat mengurus administrasi ini setelah 1 minggu berduka.

Begini pengalaman gue mengurus akta kematian di Kota Tangerang. Gue login dulu ke website sobatdukcapil.tangerangkota.go.id. Kemudian mengisi data dan dokumen yang dibutuhkan.

Dokumen persyaratan akta kematian

• KTP jenazah
• Kartu Keluarga jenazah
• Akta Kelahiran jenazah
• Surat pernyataan jika tidak memiliki akta kelahiran asli (download template di website atau di gdrive atau di sini)
• Surat keterangan kematian dari RS/Puskesmas
• KTP pelapor
• Kartu Keluarga pelapor
• Swafoto pelapor

Ada beberapa persyaratan lagi yang tidak disebutkan di website, baca terus ya untuk lengkapnya.

Khusus surat keterangan kematian dari RS/Puskesmas, kalau meninggalnya di rumah, mungkin diganti dengan surat keterangan dari RT RW setempat. Kalau meninggal di tempat karena kecelakaan, mungkin diganti dengan surat keterangan dari kepolisian. Coba aja cari informasi lagi ya.

Setelah submit, status pengajuan akan berubah menjadi Menunggu Verifikasi. SLA yang diunggulkan memang 1 hari kerja tapi pada kenyataannya waktu itu sekitar 4 hari kerja. Ya anggep masih normal aja lah, SLA dokumen lainnya juga 5 hari kerja. Setelah itu, bakal berubah menjadi Siap Ambil.

Gue awalnya bingung, lho kok Siap Ambil? Di pengalaman sebelumnya, saat membuat akta kelahiran anak, status dokumen terakhir itu Nomor sudah diterbitkan dan dokumen dikirim softcopy ke email. Ya sudah, gue dongkol aja nyiapin dokumen persyaratan yang dibutuhkan untuk mengambil berkas.

Baca juga : Pengalaman mengurus akta kelahiran di Disdukcapil Kota Tangerang

Permasalahan saat ambil akta kematian di dinas

Sesampainya di dinas, gue diharuskan kurang melengkapi 3 berkas : Formulir akta kematian, FC akta Nikah, Surat keterangan kematian online dari kelurahan. Mengenai formulir akta kematian, kan udah isi di website ya, kok harus ngisi hardcopy lagi? FC akta nikah juga tidak disebutkan di website sobatdukcapil. Apalagi surat keterangan kematian online dari kelurahan, ini kenapa jadi balik ke zaman baheula ya?

Ditambah lagi, yang ambil harus anggota keluarga yang ada di Kartu Keluarga. Karena gue posisi sebagai menantu, ga bisa ambil akta kematian bapak mertua. Ya sudah, gue minta tolong adik ipar saja yang ambil.

Balik lagi ke dokumen, formulir dan FC akta nikah itu permasalahan sepele. Surat keterangan dari kelurahan nih yang harus diurus di instansi berbeda. Sebenernya ngurusnya gampang dan cepet, cuman gue kemarin ada sedikit ganjalan.

Lapor RT dan RW, kemudian minta surat pengantar kematian dari kelurahan

Awalnya gue minta tolong adik ipar untuk ke RT sebagai laporan bahwa bapak mertua sudah meninggal. Katanya Pak RT submit via aplikasi, yang harusnya dilanjutkan oleh Pak RW, dan datanya bisa diakses oleh pihak kelurahan. Nah, pas sampe kelurahan, front liner di sana bilang kalau petugas kelurahan yang bersangkutan sedang sakit, jadi tidak bisa diurus hari itu dan tidak bisa dipastikan kapan bisa dikerjakan.

What? Emang ga ada backup? Trus gue sebagai warga harus nungguin gitu ampe petugasnya sembuh? Oke lah, gue tunggu dan follow up 2 hari sekali. Karena hari ke-2 dan ke-4, adik ipar ke kelurahan untuk follow up dan masih dapat jawaban kalau petugas masih sakit. Akhirnya pada hari ke-5, gue sendiri yang ke kelurahan dan jawabannya sama. Gue bilang aja kalau dinas punya SLA 5 hari, kalau kelurahan berapa lama SLA-nya? Front liner ga bisa jawab dan akhirnya gue dibuatkan surat keterangan kematian manual (diketik sendiri), bukan online.

Alasan kenapa harus datang ke dinas ambil berkas

Ya udah dong, akhirnya dapet tuh surat keterangan kematian dari kelurahan. Akhirnya dapet lah tuh, akta kematian. Ternyata saat ambil akta kematian, pihak dinas sudah menyiapkan Kartu Keluarga yang baru dan KTP ibu mertua yang baru (perubahan status cerai mati).

Dalam hati gue bilang, wah mantep nih, begini dong pelayanan yang inovatif dan memudahkan warga. Masing-masing dokumen (akta, kk, ktp) bukan diurus sendiri-sendiri tapi jadi satu kesatuan. Akhirnya gue bisa ngerti kenapa warga harus datang ke dinas untuk ambil berkas. Ya agar dinas bisa memastikan keabsahan berkas-berkas yang sebelumnya dikirim lewat website sobatdukcapil secara fisik, validasi tatap muka, dan kelengkapan berkas lainnya yang jadi satu kesatuan.

Gue sempat iseng lihat live YouTube Disdukcapil Kota Tangerang, di sana disebutkan juga kalau mengurus akta kelahiran akan diberikan KK baru dan KIA. Kalau mengurus akta perkawinan, akan diberikan akta suami istri, KTP suami istri, KK suami istri, KK pihak laki-laki, dan KK pihak perempuan. Kalau mengurus akta perceraian, akan diberikan akta perceraian, KK, dan KTP.

---

Pada saat menerima kabar anggota keluarga meninggal, berduka diperbolehkan asal tidak terlalu lama menunda pengurusan dokumen kematian, maksimal 90 hari. Dimulai dari lapor RT, RW, dan kelurahan untuk meminta surat keterangan kematian. Kemudian baru ke Disdukcapil untuk mencatatkan peristiwa kematian agar diberikan akta kematian, KK, dan KTP baru bagi pasangan.

Setelah itu, baru urus BPJS kesehatan agar dinonaktifkan. Pengalaman bapak mertua kemarin sih sepertinya sudah dilaporkan oleh pihak perusahaan. Jadi statusnya di aplikasi BPJS kesehatan menjadi Nonaktif di akhir bulan. Nah setelah non aktif, anggota keluarga lainnya bisa diubah statusnya menjadi peserta mandiri (sebelumnya bayar lewat perusahaan).

Surat Keterangan Ahli Waris

Ah iya, segera urus surat keterangan ahli waris, yakin deh ini dibutuhin untuk segala macam urusan terkait aset yang dimiliki oleh almarhum. Surat keterangan ini dibuatkan oleh kelurahan dan nantinya ditanda tangani oleh anggota keluarga, RT, RW, Camat, dan Lurah. Persyaratan awal yang diberikan ke kelurahan yakni fotokopi KTP suami/istri dan anak, serta fotokopi KK.

Baru deh tuh, jika almarhum memiliki aset harta berupa kendaraan atau rumah/tanah, mungkin perlu balik nama (?). Setahu gue sih pas bayar pajak bakal diminta KTP pemilik kendaraan jadi pas bayar pajak ya auto ngga bisa, kan KTP sudah diambil dinas tuh diganti akta kematian. Beda kalau pake biro jasa. Hmm.

Jika almarhum punya asuransi, segera submit data, biasanya mendapatkan uang santunan kematian. Jangan salah, uang santunan kematian ini digunakan untuk berbagai keperluan kematian. Mulai dari proses pemakaman, tempat makam, dan pasca kematian misalnya tahlil.